Die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Ottawa sucht zum 01.10.2022

eine:n Mitarbeiter:in (m/w/div.) für eine Tätigkeit in den Referaten für Kultur, Presse und Politik

Es handelt sich um eine zunächst auf 1 Jahr befristete Teilzeitstelle mit anfänglich 20 Arbeitsstunden pro Woche (Verlängerung und Entfristung ggfls. möglich). Die Probezeit beträgt 3 Monate. Ei-ne Anhebung auf 40 Arbeitsstunden pro Woche ist für Anfang 2023 vorgesehen.

Die Tätigkeit umfasst folgende Aufgabenschwerpunkte:

• Schriftwechsel nach stichwortartigen Vorgaben und/oder Diktaten in Deutsch, Englisch und Französisch; eigenständiges Verfassen von Routineschreiben sowie Erstellen von protokollarischem Schriftverkehr, wie z.B. Einladungen, Besuchsprogramme etc.
• Anfertigen von einfachen Übersetzungen 
• Vorzimmer- und Sekretariatstätigkeiten z.B. sprachmittlerische Tätigkeit beim Telefon- u. Besucherverkehr, Führen von Übersichten und Terminkalender, Pflege der Kontaktdatenbank und Durchführung damit verbundener Abfragen, Telefondienst (vertretungsweise)
• Durchführung von Internetrecherchen, Zuarbeit zum Berichtswesen der Botschaft, Schriftverkehr zur Beantwortung von Publikumsanfragen  

• Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung der Teilnahme an Veranstaltungen sowie gesellschaftlicher Veranstaltungen des Botschaftspersonals, Einladungsmanagement (Verwaltung der Datenbank, Eventbrite, Excel) und Veranstaltungsplanung, Absprachen mit Hotels und Event-Veranstaltern, Betreuung von Delegationen (kanadaweit)

Anforderungen: 

Fachlich:

• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Outlook, Power Point, Sharepoint)
• Sehr gute Kenntnisse von Internet- und Social-Media-Applikationen sowie mit ContentManagement-Systemen

Allgemein:

• Sehr gute Deutsch- (Niveau Muttersprache) und Englischkenntnisse
• Fähigkeit im Team zu arbeiten
• Organisationstalent
• Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit offen auf Menschen zuzugehen

Darüber hinaus wünschenswerte Qualifikationen:

Gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift (fließend)

Formale Voraussetzungen:

kanadische Staatsangehörigkeit oder unbefristete Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis (Permanent Residence Status)

Ihre Bewerbung sollte folgende Unterlagen (auf Deutsch oder Englisch) enthalten:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse/Empfehlungsschreiben
• Kopie des Passes und ggfls. der Aufenthalts-/Arbeitsgenehmigung  Polizeiliches Führungszeugnis

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung bis spätestens 31. August 2022 schriftlich oder per E-Mail an:

Deutsche Botschaft Ottawa

1 Waverley Street

Ottawa, ON K2P 0T8

E-Mail: vw-S1@otta.auswaertiges-amt.de 

Bewerber/innen, die in die engere Wahl kommen, werden Gelegenheit erhalten, sich in der 37. KW (12.09.- 16.09.2022) persönlich vorzustellen. Hierzu erfolgt eine gesonderte Einladung; Anreisekosten können leider nicht übernommen werden. Erfolgreiche Bewerber/innen haben vor Einstellung eine Gesundheitsuntersuchung und Personen-/Sicherheitsüberprüfung zu absolvieren. Im Hinblick auf Bewerbungsunterlagen gelten die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Die vertraglichen Bedingungen richten sich nach kanadischem Recht.